2018-08-17 11:01:17

Jak wybrać system rekrutacyjny?

System rekrutacyjny jest w stanie poprawić szybkość i skuteczność procesów rekrutacyjnych. Obecnie na rynku można znaleźć kilkanaście systemów. Czym się kierować, aby wybrać najlepszy? Jakie kryteria należy wziąć pod uwagę wybierając system rekrutacyjny?

System rekrutacyjny dopasowany do Twoich potrzeb

Przed złożeniem oferty warto jest ustalić plan działania. Należy ustalić jaki system jest potrzebny naszej firmie. Warto zatem odpowiedzieć na poniższe pytania:

  1. Jak wyglądają nasze procesy rekrutacyjne. Czy w naszej firmie panuje jeden standardowy proces, czy jest zależny od działu lub rodzaju rekrutacji?
  2. Jakie funkcjonalności są niezbędne dla naszej firmy?
  3. Czy nasz system będzie używany wyłącznie w Polsce czy również przez nasze odziały w innych krajach?
  4. Czy potrzebujemy gotowego systemu czy też chcemy stworzyć własny system rekrutacyjny?
  5. Czy chcemy, aby nasz system był rozbudowywany według potrzeb czy wystarczą nam gotowe rozwiązania?
  6. Jakie dane są nam potrzebne do analizy rekrutacji?
  7. Czy nasz system powinien dzielić rekrutacje na oddziały czy nie jest to konieczne?

Jak wybrać system rekrutacyjny?

Wybierając system ATS, warto sprawdzić czy posiada on wszystkie niezbędne dla firmy funkcjonalności. Warto jeszcze zapoznać się z opinią rynku - przeczytaj recenzje oraz porozmawiaj z obecnymi i byłymi klientami aplikacji. Przed podjęciem decyzji warto zadać sobie kilka pytań:

  1. Czy oferowany system spełnia potrzeby naszej firmy?
  2. Czy cena jest odpowiednia? Jaki jest koszt w skali roku, dwóch lub pięciu lat?
  3. Czy dostawca systemy rekrutacyjnego będzie w stanie dostosować go do nasz w przyszłości?
  4. Czy nasi pracownicy nie będą mieli problemów z obsługą systemu?
  5. Czy oferowany system przyspieszy i usprawni nasze procesy rekrutacyjne?
  6. Czy dostawca zintegruje dla nas dodatkowe portale ogłoszeniowe?

Najważniejsze funkcje systemu rekrutacyjnego

1. Zgodność z RODO

RODO to podstawa. System musi zapisywać historię danych kandydatów: kto i kiedy miał dostęp do danych, kto je dodawał, edytował bądź usuwał. System powinien posiadać mechanizm do zarządzania klauzulami do przetwarzania danych osobowych. Dodatkowo powinien pozwalać w łatwy sposób dodawać je do formularzy rekrutacyjnych.

2. Tworzenie formularzy rekrutacyjnych dla kandydatów.

Formularz rekrutacyjny pozwoli Ci zgromadzić dane kandydatów w przejrzysty i ustandaryzowany sposób, które w łatwy sposób przefiltrujesz w systemie.

3. Integracja z portalami ogłoszeniowymi (tzw. multiposting)

Dodawanie ogłoszeń na wielu portalach pracy to nieodłączny element każdego systemu rekrutacyjnego. System powinien za pomocą kilku kliknięć opublikować ogłoszenia na wybranych przez Ciebie portalach. Idealny dostawca systemu będzie otwarty na integrację systemu z nowymi, wybranymi przez Ciebie portalami.

4. Intuicyjna i uporządkowana baza kandydatów.

Przejrzyste listy kandydatów znacznie usprawniają wyszukiwanie. Zwłaszcza jeżeli posiadają niezbędne filtry, mechanizmy dodawania notatek, statusów, załączników czy ocen.

5. Automatyczne skanowanie CV i wprowadzanie danych do bazy kandydatów

Bardzo przydatnym narzędziem jest automatyczne kopiowanie danych z CV do profilu kandydata. Wpisywanie ich ręcznie zajmuje zbyt wiele czasu

6. Odpowiednia struktura kadry

Jeżeli Twoja firma posiada oddziały, managerów czy kierowników to warto, aby dało się odwzorować podobną strukturę w systemie. Idealnie jeżeli każdą grupę można konfigurować pod kątem uprawnień w aplikacji.

Własny system rekrutacyjny

Każda agencja jest inna dlatego czasem warto rozważyć wdrożenie własnego systemu rekrutacyjnego. W wielu przypadkach gotowe rozwiązania nie są w stanie sprostać wymaganiom prężnie rozwijającej się agencji. Nierzadko też w skali 1-3 lat takie rozwiązanie okazuje się dużo droższe niż stworzenie własnego systemu rekrutacyjnego. Poniżej przedstawiamy zalety posiadania własnego systemu rekrutacyjnego:

  1. Oszczędność - stworzenie własnego systemu jest dużo tańsze, a to dlatego, że system staje się własnością firmy. Przykładowo przy miesięcznym abonamencie o wysokości 2 tys. zł po 5 latach zapłacimy 120 tys. złotych (5 lat x 12 miesięcy x 2000 zł). W przypadku stworzenia własnego systemu płacimy tylko raz, a system należy do nas. Nie płacimy też za rozszerzenie ilości użytkowników, oddziałów czy rekrutacji.
  2. Skalowalność - posiadając autorski system, nie ograniczamy się do wdrożeń dostawcy, agencja sama decyduje o nowych funkcjonalnościach i terminach ich wdrożeń.
  3. Multiposting - system zostanie zintegrowany z wybranymi portalami ogłoszeniowymi.

Każda firma jest inna, dlatego przed wyborem odpowiedniego systemu rekrutacyjnego należy dokładnie zweryfikować czy jest on dopasowany do jej potrzeb. Zbyt prosty system może okazać się niewystarczający, a zbyt skomplikowany, zamiast usprawnić procesy, może niepotrzebnie spowalniać pracę i doprowadzać agentów do szału. Dlatego też warto przed zakupem przetestować kilka systemów i wybrać najlepszy. Warto też rozważyć czy stworzenie dopasowanego do firmy systemu nie okaże się tańsze i bardziej perspektywiczne.

Potrzebujesz wycenę własnego systemu rekrutacyjnego?

Napisz do nas. Od 2015 roku z pasją tworzymy nowoczesne systemy IT dla naszych klientów.

© CODESANE 2018